Kaiser Advokatbyrå valde KATS: “Ett enklare system för en komplex vardag”

När brottmål, vårdnadstvister och affärsjuridiska uppdrag rullar in gäller det att ha ett system som är lika tryggt och effektivt som juristerna själva. När Kaiser Advokatbyrå bytte från Kleos till KATS fick de en plattform som stöttar det dagliga arbetet på ett mer intuitivt sätt – och som faktiskt fungerar när det behövs som mest.

Ett genomtänkt val baserat på funktionalitet och framtid

Bakgrunden till bytet var ett växande behov av stabilitet och bättre funktionalitet – men också frustration över att Kleos inte längre mötte byråns krav.

– Det var mycket buggar i Kleos, och när systemet flyttades till ett nytt webbaserat gränssnitt blev problemen ännu fler. Det kändes inte som att de försökte lösa det heller, berättar Peter Hamnebo, advokat på Kaiser.

När byrån började se sig om efter alternativ var några kriterier särskilt viktiga: dokument- och ärendehantering, tydlig tidsredovisning per medarbetare, smidig fakturering, jävskontroll samt integration med Fortnox. Det nya systemet skulle också kunna hantera dokumentmallar och vara kompatibelt med Outlook.

– Vi såg över vilka system som fanns, ställde krav på funktionalitet och jämförde med det vi var vana vid. KATS hade de bästa möjligheterna.

En övergång som förenklades av bra stöd

Att byta affärssystem innebär nästan alltid en viss omställning. Men övergången från Kleos till KATS gick överlag smidigt, mycket tack vare systemleverantörens aktiva stöd.

– De lyckades få över all data från Kleos på ett bra sätt. Det uppstod ett mindre problem när Kleos ändrade sina filer mellan test och skarp migrering, men det löste sig snabbt.

En förändring som märkts i det dagliga arbetet är övergången till SharePoint som dokumentarkiv, där KATS agerar nav och ger struktur åt dokumentflödet.

– Även om det är lite omständligare i början så ligger dokumenten redan hos oss och är redo att arkiveras. Det hade varit betydligt jobbigare att få ut allting från Kleos om några år.

Tydlig skillnad i användarvänlighet

Idag används KATS som bas i det dagliga arbetet – med fokus på enkelhet, snabbhet och kontroll.

– Det är enkelt, intuitivt och fungerar smidigt. Tidsredovisningen är kärnan, och den är verkligen bra i KATS. Dessutom är jävskontrollen lätt att använda, och vi gillar kopplingen till Fortnox.

Tillgängligheten via webben gör det också enklare att arbeta flexibelt.

– Det är värdefullt att kunna lägga in tid eller komma åt personuppgifter även om man till exempel är på ett häkte.

Ett system som fungerar där det verkligen behövs

För Kaiser Advokatbyrå har KATS inneburit ett mer stabilt arbetsflöde, bättre översikt och förenklade rutiner. Det är ett system som gör skillnad – inte minst när tiden är knapp och uppgifterna många.

– Det är alltid jobbigare än man tror att byta system, men i det här fallet har det varit värt det.